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2024年5月19日发(作者：mybatisplus返回自增id)

Access数据库在采购数据管理与分析中的应用

[摘 要] 采购作为企业供应链管理中的关键环节,直接影响着整个企业的经

营发展和经济效益,因此对采购数据进行有效管理显得尤为迫切。本文应用

Access数据库技术构建采购数据管理与分析系统,系统的使用减轻了业务人员的

工作强度,提高了企业的采购管理水平。

[关键词] 数据库;信息系统;采购管理

1 采购在企业管理中的作用及采购数据管理的特点

采购是企业经营管理中的一个核心环节,也是企业获取利润的重要来源。采

购成本作为企业成本管理的主体,是“最有价值的部分”。据统计,采购成本每下降

1%,平均可以给企业增加10%的利润,可见采购在企业的整个供应链管理过程中

具有举足轻重的地位。

在采购业务活动中,业务人员经常会与大量数据打交道,这些数据涵盖了物料

清单(BOM)、原材料价格、供应商联系信息、运输费率等诸多内容。如何管理并

有效利用这些纷繁复杂的数据,对于企业来说是一个很有意义的课题。A公司是

一家专业从事汽车线束零部件生产的外资企业,长期以来,公司对采购信息的管理

一般采用以Excel为主的人工管理方式,每天业务人员都需要花费大量的时间和

精力在数据的清理与整合上。虽说是在同一个部门,但每位业务人员所拥有的信

息并没有实现共享的最大化,由此造成工作效率的降低,比如对某个供应商生产的

同一种零件进行重复询价,这不仅造成人力资源和时间资源的浪费,还不利于采购

企业建立自身形象。此外,以往粗放型的人工管理方式难以满足对数据及时性、

准确性和综合性的要求。

对数据进行分析挖掘是决策层经常提出的一个需求,近几年物料采购金额的

变化趋势是怎样的?谁是对我们影响最大的前20大供应商?每个项目所需物料的

品种有哪些?这些品种各自占比多少?诸如此类问题都是决策人员所感兴趣的,一

些比较大的分析需要大量的基础数据来支持,对这些基础数据进行搜集、清洗和

整理往往会占用较多的时间。就以零件单价为例,作为分析时经常使用的数据项,

由于供应商在报价时所基于的货币和物流条件不同,对零件单价直接进行比较分

析是欠妥当的,这就要求先将零件单价统一换算成以人民币为基准的到厂价

(DDP),而在换算过程中会涉及汇率、运输费率等多个要素,有些供应商针对不同

的物料品类还会采用不同的运输费率,这让计算过程变得更为复杂,诸如此类的计

算将花费业务人员较多的时间和精力。 基础数据的质量直接决定着分析结果的

质量,一份低质量的分析报告通常会影响到决策的制定,有时甚至会让决策层做出

错误的判断。目前A公司所使用的ERP系统还在持续升级过程中,数据管理和分

析功能尚不完善。因此,开发一套采购数据管理与分析系统就变得十分迫切。与

采购业务相关的数据一般具有信息量大、输出要求高的特点,一种输入信息需要

按不同的要求加工后作多种输出(如Excel,PDF等)。经过对几款工具的比较和对

企业自身特点的分析,采购部门最终决定采用Access数据库来开发系统。

2 Access数据库概述

Access是微软公司推出的在Windows操作系统环境下工作的关系型数据库

管理系统。它采用了Windows程序设计理念,拥有设计查询、用户界面、报表等

多种数据对象,Access作为Office套件的一个成员,具有Office系列软件的一般特

点,如菜单、工具栏等,并能够实现与其他成员(如Excel)之间的数据共享。与其他

数据库管理系统相比,它更为简单易学。Access的功能比较强大,足以应付一般的

数据管理及分析需要,特别适合于一般的中小规模企业。

采用Access开发管理信息系统需要使用VBA(Visual Basic for Application)语

言,它是应用程序开发语言Visual Basic的子集,VBA拥有Visual Basic语言的高效

性和专业性,可以根据用户的自身需要进行二次开发。

Access数据库由“表”、“查询”、“窗体”、“报表”、“页”、“宏”和“模块”7种对

象组成。

(1)表(Table) 。表是数据库的基本对象,是创建其他对象的基础,表由记录组成,

记录由字段组成,表用来存储数据库的数据,故又称作数据表。

(2)查询(Query)。查询可以按索引快速查找到需要的记录,按要求筛选记录并

能连接若干个表的字段组成新表。

(3)窗体(Form) 。窗体提供了一种方便浏览、输入及更改数据的窗口,还可以

创建子窗体显示相关联的表的内容,窗体也称作表单。

(4)报表(Report)。报表的功能是将数据库中的数据分类汇总,然后打印出来,

以便分析。

(5)页(Page) 。数据访问页可以查看、更新或分析来自Internet或Intranet的

数据库数据。

(6)宏(Macro)。宏相当于DOS中的批处理,用来自动执行一系列操作。

(7)模块(Module) 。模块的功能与宏类似,但它定义的操作比宏更复杂,一般分

为类模块和标准模块两种类型。

此外Access为用户提供了丰富的向导,用户不需要了解软件所有细节就可以

完成一个简单的管理系统的开发工作,节省了许多编程的时间。

3 系统分析设计与实现

3.1 业务数据流程分析

采购业务原始数据的获取主要通过两个途径:一是ERP系统,如物料清单

(BOM),采购订单(PO)等,这些数据之前都由相关业务人员输入系统,具有标准化、

格式规整的特点;二是以Word、Excel等格式保存的文件,包括销售计划、供应商

调研报告等,文件中的数据具有非标准化、格式多样等特点。获取原始数据后还

不能对其直接进行分析利用,需要先对数据进行清洗,将“脏数据”过滤掉,提高数

据质量。这些所谓的“脏数据”由多种原因产生,由于ERP系统在用户输入环节设

计有一定的约束机制,所以从ERP中获取的数据质量一般比较高,而外部文件中的

数据则是清洗的重点,如供应商调研报告是由供应商填写完毕后发还给采购部,虽

然在调研之前业务人员已与供应商进行充分的沟通说明,但还是难免会出现格式

不统一、信息无意义或无效(如将“12345678”作为电话号码)等情况,对这些数据需

要采用留空、匹配等方法进行清洗加工,以提升数据质量。数据清洗工作完成后,

用户可以根据自身需要对数据进行查询与分析,报表需求主要来源于决策层,他们

通常希望将分析的结果以简洁便携的方式展现,所以报表的格式以PDF、PPT为

主。

3.2 系统设计

我们首先需要建立一个基础数据库,包括物料清单(BOM)、供应商联系信息

和原材料价格等与采购业务有关的数据,再设计采购数据管理模块、采购数据分

析模块和供应商信息管理模块,使它们与基础数据库进行关联。3个模块中的数据

及分析内容均是基于前面的基础数据并通过采用SQL语句来实现的。

在基础数据管理模块,采购业务人员负责维护本人所属项目下的采购数据信

息,其他业务人员只拥有查看的权限,这样既保证了数据的安全性,也提高了数据

的及时性和准确性。本系统主要功能模块如图2所示。

3.3 系统实现

3.3.1 系统登录

考虑到用户名的唯一性和用户登录的便利性,采用计算机用户名来作ID号。

当用户输入ID号和初始密码后,点击密码框右侧钥匙图标的按钮对密码进行修

改。修改完成后,输入新密码并点击“Login”按钮即可进入主菜单界面,见图3。

3.3.2 主菜单

主菜单界面上方为项目选择框,界面中间是四个模块的入口,分别是“Master

Data”(基础数据管理模块),“Master BOM”(采购数据管理模块),“Analysis

Report”(采购数据分析模块)和“Supplier Management”(供应商信息管理模块),界面

下方为重点数据表更新时间信息栏,见图4。

3.3.3 基础数据管理模块

该模块包括“物料清单(BOM)”(见图5),“物料采购清单”,“销售预测表”,“物料

价格表”,“运输费率表”和“汇率表”等6张基础数据表。在设计时对数据的完整性

进行预先定义,具备一定的数据清洗功能,使基础数据在导入数据库时能及时发现

异常情况并显示相关提示信息。

3.3.4 采购数据管理模块

该模块可对项目的单个零件的采购信息进行查询,如年用量、供应商、价格

等,在界面下方显示所查询零件在项目的每款线束中的需求量(见图6)。系统还支

持对项目中所有零件的批量查询。模块中的数据均基于前面的基础数据并通过采

用SQL语句组合生成。

3.3.5 采购数据分析模块

拥有“采购历史分析”,“采购预测分析”和“月度/年度绩效分析”3个子模块.其

中,通过“采购历史分析”子模块,用户可以对过去5年的零件采购信息进行查询,还

能从历史年份、供应商、物料种类和生产工厂等4个维度进行单向/交叉分析;“采

购预测分析”子模块提供了对未来5年零件采购预测信息的查询功能,用户也可对

预测年份、供应商、生产项目、物料种类和生产工厂作单向/交叉分析,图7是对

某项目所作的项目-物料种类交叉分析;“月度/年度绩效分析”主要从国产化率和

成本比较这两个方面进行绩效分析,国产化是企业降低采购成本的一个重要途径,

也是考核采购业务绩效的一个重要方面,通过对国产化率进行分析可以把握每个

月所采购零件的国产化情况;成本比较是考察零件的单位成本与上一月度/年度比

较情况 ,它同样也是采购业务绩效的考核重点之一。 通过绩效分析,指导业务人

员及时发现问题,并对业务活动进行调整和改进。此外,用户还可以快速定制并创

建自己所需的PDF报表,为业务人员和决策人员更好地浏览和使用信息提供了便

利,并有效减轻了制作月度报告的工作量。

3.3.6 供应商信息管理模块

供应商管理人员通过该模块对供应商联系方式、物流、财务、产品质量等

基础信息进行维护(创建,修改和删除),并可基于这些基础信息进行供应商深度分

析,如PPM分析(见图8),发货及时性分析等。该模块还能根据用户需要创建供应

商全景报告, 业务人员可以通过报告了解供应商的联系方式、企业经营情况、交

易明细等各方面信息,使业务人员对供应商做到“心中有数”。

4 系统改进后的效果

采购数据管理与分析系统上线后,给A公司带来了很好的效果,主要包括以下

几个方面:

(1) 提高工作效率。线束主要有车门线束,车身线束,发动机线束等多个种类,

一套线束一般由上百种子零件组成,这些子零件涵盖了端子、橡胶件、胶带、电

线等多个物料品类,A公司目前承接有多个整车厂车用线束项目,所涉及的原材料

有几千种,如果决策层需要某个项目的国产化率、采购金额等统计信息,业务人员

一般需要2天左右的时间才能提供,不但及时性难以保证,而且最后计算得到数据

的准确性也不高。而使用该系统,用户只要轻点鼠标,几分钟内就可以将所需的数

据统计并打印出来,这样业务人员能投入更多的时间和精力到与供应商谈判等工

作重点中去。

(2) 降低原材料采购成本。系统的建立使得业务人员能更为有效地管理价格,

通过系统提供的分析功能让业务人员及时了解原材料价格的变动情况,这对于控

制采购成本具有十分重要的意义。

(3) 对供应商进行量化管理。供应商管理是企业采购管理中的一项关键内容,

供应商在很大程度上影响着产品质量的可靠性。该系统可以对供应商的配送及时

率、产品退货率等进行量化考核,为采购人员科学地选择合格供应商奠定了基础。

(4) 提升数据处理能力。目前物料清单(BOM)的记录数量已经达到了十万级

以上,运用Excel来处理这些数据是比较困难的,况且随着业务量的逐渐增加,数据

量也会急剧上升,在一段时期内Access可以充分发挥其优秀的数据处理和分析能

力。

5 结 语

采购数据管理与分析系统采用了企业供应链管理的思想,以Access数据库管

理系统为平台进行搭建,结合企业自身情况进行业务流程再造,提高了工作效率和

采购管理水平。后续的工作还有许多,比如说如何最大程度地实现供应商信息管

理模块与其他模块的数据交流与共享,如何利用最新的商业智能技术提升分析水

平等,这些课题都是值得深入研究的。

主要参考文献

[1][美]Ronald H Ballou.企业物流管理——供应链的规划、组织和控制[M].北

京:机械工业出版社,2002.

[2]陆薇,宋秀丽,高深.汽车企业物流与供应链管理及经典案例分析[M].北京:

机械工业出版社,2010.

[3]李佳,范俊弟,邓剑民.Access 2003数据库应用[M].北京:人民邮电出版

社,2006.


本文标签： 采购 数据 分析 进行 供应商

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