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2023年12月23日发(作者：mybatis延迟加载实现原理)
商务英语信函的7c原则
篇一：
商务信函的7C原则 Principles of Business Letter Writing 商务信函写作原则 为达到通过信函有效沟通的目的，有必要掌握写好国际商务函电的原则。一般地，商务信函有以下七个方面的写作规则，通常被称为“7C原则”：
1.Clearness [ kl?rn?s] 清楚 清楚原则包括两个方面的内容，
一是写信者在拟文前知道自己要写什么；
二是对文收到信函时可以完全了解写信者要表达的意思，不会产生误解。这就要求写信者头脑清楚、条理清晰、表达准确，避免使用一些含混不清、模棱二可的词汇。
nciseness [k?n sa?sn?s]简洁 简洁是指用最少的语言表达最丰富完整的内容，并且不影响信函的礼貌性。简洁使信函更加简明有力。商务英语信函的格式要简明扼要，语言要通俗易懂，内容要精练丰富。这要就要写信者在行文过程中尽量选用单间、易懂、朴素的词汇，采用简洁，直接的句子。
3.Correctness [k? r?ktn?s]准确 商务英语的信函与买卖双方的权力、义务、利害关系、企业形像等息息相关，是制作各种商业单据的依据，以及进行商业活动往来的重要凭证。准确无误是商业英语信函写作中最最要的原则。准确原则不仅仅指单词拼写、标点符号无误，语法使用、结构格式正确，还应确保信函所涉及的信息、数字、事实准确无误。因此，在进行商业英语信函写作中应反复审核相关信息，如：
收信人的职称、姓名、地址、交货时间、地点、货物品质、颜色、尺码、单价、总价、包装等。
4.Concreteness [ kɑnkritn?s]具体 具体原则是指信函中涉及的内容要言之有物，信息要详实具体、丰富生动，表达要完整。商务信函写作中注意避免类似：
soon, at an early date, good, nearly 等笼统的、含混不清的表达法。例如：
I will send the samples to you soon. 就不如 I will send the samples to you in two
weeks. 如果能再具体，那就更好了，例如 I will send the samples to you next
Monday. rtesy 英 [ k??t?s?] 美 [ k?t?si]礼貌 为了建立、保持一个友好贸易关系，商务英语信函往来一般要注意礼貌原则，以理待人。礼貌原则不仅仅体现在使用 Please,thanks you 等这些词汇上面，而且要在字里行间体现我国的外贸政策和外交礼节，做到不卑不亢、得体大方。具体的礼貌原则基本包括这样几个方面：
遵守国际商务往来惯例；尊重对方风俗习惯；语言表达要客气有分寸，避免使用命令口气；多用友好、肯定的语气，尽量用委婉语气指出对方不尽人意的地方，复信要及时。
6.Consideration [k?ns?d? re??(?)n] 体谅 体谅是指以对方利益为出发点，站在对方的立场周到、细致的考虑问题，以便得到对方的好感而达到所预期的目的。体谅原则是商务交往中为了促成交易所使用的一种技巧。
7.Completeness [k?ns?d? re??(?)n]完整 一封完整的商业信函应该是对对方提出的问题逐一回答而且对自己要表达的重要信息说明清楚。信函的完整性有助于建立良好的企业形像，节省双方的商务往来时间而达到预期的效果，避免因重要信息不全而引起不必要的纠纷篇二：
商务英语信函的写作原则 商务英语信函的写作原则 商务英语信函是一种常用的商务英语应用文，它是贸易双方相互了解、 进行贸易往来的主要手段，在以书面形式沟通商务信息的同时，它也体现着一个公司或机构的商务形象。因此，商务英语信函的内容固然很重要，但表达方式也同样重要。商务英语信函的写作是有一定规范的，即应遵循一定的写作原则，从而使商务信函表意准确，语言流畅，更易于贸易双方的沟通与理解。
商务英语信函是商家开展对外业务活动的重要工具，其目的多是处理业务磋商的各种问题，或是与对方建立良好的关系。因此，在商务英语信函写作中，应遵循7
Cs原则，即礼貌(courtesy) 、 体谅(consideration) 、 完整(pleteness) 、 清楚(clarity) 、 简洁(concise-ness) 、 具体(concreteness)和正确(correctness) 。
1、礼貌原则。
礼貌是商务场上的重要法则，礼貌周到的信函可赢得对方好感。所以，在信函中宜多用 “please” , “I twill be highly appreciated that …” , “I t is our pleasure to…” ,
“We feel dread fully sorry that … ” , “We regret that … ”等礼貌用语。
业务往来难免有争端、 摩擦,此时也需要礼貌来作为润滑剂，化解双方对峙的僵局。信函中在索赔、抱怨、 拒绝接受时，措词要力求客气、 心平气和、 语气委婉；在回复对方信函时，无论对方态度如何，在坚持自己立场的同时，都要有礼貌地作答。
首先，要善于使用被动语句，因为被动语态能使你的请求显得更加温和。如
“You made a very careless mistake.” 若改成 “Avery careless mistake was made.” 会更好。
其次，要善于使用疑问句。向对方提出要求时，陈述句、 祈使句与疑问句相比，疑问句较其他两类句式更婉转、 更礼貌。请看下面三句话：
Make payment by con firmed irrevocable L/ C.We request you to make payment by con
firmed irrevocable L/ uld you make payment by con firmed irrveocable L/ C?第一句是祈使句，口气太强硬；第二句太直接，有下命令之嫌；第三句既表达了自己的意图，又表示了对对方的尊重，避免了过于直率和盛气凌人。此外，还要善于使用条件句，以使建议听起来更具有试探性，语气更委婉。
2、体谅原则。
不少人写作时习惯于从自己的角度出发思考问题。与其他写作不同，商务英语信函写作强调的是信息沟通的效果，不仅要关心内容的正确与完整，还必须重视对方的反应，只有站在对方的立场上思考和处理问题，才能获得满意的沟通效果。
首先，应注意强调对方利益。在商务英语写作中，对方获取信息的最根本目的是要了解他们将获得什么利益以及这些利益是否能满足他们的需要。如：
We allow you 2 precent discount for cash payment .You can enjoy 2 percent discount
when you pay in cash. 第二句让对方对自己所得的利益一目了然，优于第一句。
其次，应突出积极因素，用肯定句代替否定句。积极因素较消极因素更能激发对方兴趣，获得对方认同。如 “We do not believe that you will have cause for
dissatisfaction.” 改写成 “We feel surely that you will be entirely satisfied.” 会更好。
3、完整性原则。
在信函写作中，信息完整很关键。一些在日常行文中常用的如 “the above
mentioned”, “the former”,“the latter”, “respectively” 之类的表达方式要尽量少用，尽可能提供完整的信息，让对方一目了然。
4、清楚原则。清楚是商务英语信函写作最重要的原则。一封含糊不清、 辞不达意的书信会引起误会与歧义，甚至会造成贸易损失。清楚表达应注意选择准确、
简炼的词以及正确的句子结构。
(1) 尽量选择常用词。作为一种世界贸易语言，英语为一百多个非英语国家的商务人员在商务书信中使用，而这些商务人员并非个个精通英语。因此，在选词上应
注意选择那些简单的、为人熟悉并且符合常规的表达方式，避免使用复杂、生僻和容易产生歧义的词。
(2) 起修饰限定作用的词语应该紧跟被修饰的词，这样可以避免产生歧义。如“Those who work rapidly get ill in these conditions.” 由于 “rapidly” 一词的位置使这句话可能产生两种不同的理解(可以指“work”,也可以指 “conditions” ) ，如将其改为
“Those who work in these conditions get ill rapidly.” 句子的意思就非常清楚了。
(3) 在一句话中，要避免重复使用一个有两种不同含意的词。例如: “We shall take
a firm line with thefirm.” 此句中，第一个“firm” 的意思是 “strong”, 第二个 “firm” 的意思是 “corporatio n” .而如果将句子改为:“We shall take a strong line with the firm.”
这样整个句子的意思就更清楚了。
5、简洁原则。
有力、 生动的措词是增强国际商务信函有效性的一大法宝。在具体运用过程中，可适当选用那些为人熟知的外贸缩略语。但缩略语的运用切忌过杂过乱，要尽可能使用那些通用的或本专业常用的缩略语，例如：
L/ C(letter of credit 信用证) ,B/ L (bill of lading提单) ,C I F(cost ,insurance and
freight 成本加保险加运费价格) ,EAT(estimated arrival time 预计到达时间) ,A/ S(at
sight 即期) ,FYI (for you information 供你方参考) ,S/ C ( sales contract 销售合同) ,D/
D ( demand draft 票汇) ,T/ T(telegraphic trans fer 电汇) ,M/ T(mail draft 信汇) ,D/
P(documents against payment 付款交单)等。
此外，句子结构也应简洁,尽量用单词替换词组和从句，在保证意思完整的情况下，使行文更加简洁。如 “As what you have requested ,we are sending you our newest
catalog.” 其从句 “What you have requsted” 可以用一个词 “requested” 来代替，这句话改成 “As requested ,we are sending you our newest catalog.” 则更简洁。
需要指出的是，在保证礼貌的前提下，还要避免使用那些仅起填充作用、 可有可无的词组和表达法。如: “Please be advised that we have received y our in2v oice.” 若将该句中的 “Please be advised” 删除，不仅不会改变意思的完整性，反而使句子更简洁。
6、具 体原则。
在商务信函中，要尽可能使所传递的信息具体、准确而形象。试比较:We have
drawn on y ou as usual under y our L/ have drawn on y ou our sight draft No. 845
for theinv oice amount .US S | 560100 ,under y our L/ C No. 246 of the China Bank.很显然，第二句包括了更具体、 详细的信息，使人对写作者所要传递的信息一目了然；而第一句过于笼统，读后还要再经过仔细揣摩，才能明白其所包含的意思。
7、正确性原则。
正确性不但指语法、句法、标点和拼写正确无误，还指使用标准语言和商务专业术语进行恰当的陈述。商务信函中如果存在拼写错误、人称不一致、时态误用、标点符号不当等问题，会使其沟通效果大打折扣。此外，还应注意使用正式、规范的语言，例如省略语 “I’ ll”, “we’ re” 等，显得太过口语化，欠正式，商务信函中应改写成 “I shall”, “We are” ; 还有像“Looking forward to y our early reply.” 和 “Nice to
recevied our enquiry.” 等，这样的句子在语法上也是不规范的，应该分别加上主语和谓语，以使句子结构完整。
商务英语中有一些特定的表达法，它们在普通英语中一般不出现或虽然也使用但含义不同。这也是商务英语的一个特征。比如短语 “on the terms andconditions” 中的 “terms” 和 “conditions” 都可以表示条件，在日常用法中，没有必要两词连用，但在商务信函中，为求精确、严谨，常成对使用。再如 “advise sth.” (通知某人某事)中的 “advise”，在日常用法中一般不作 “通知” 解，而表示 “劝告” 、 “建议”
等意思。这种作为商业术语与普通用语含义不同的词还有不少，如 “offer” 一般表示 “提供” 、“提议” 等，在商务里可指 “发盘” 、“报盘” ；同样在保险业务中，
“policy” 指“保险单”，而不是 “政策” 、 “方针”，“average” 指 “海损”，而不是 “平均的” 、 “一般的” ； “confirm” 的基本含义是 “确认”，用在信用证前面时，则表示 “保兑”，如confirmed letter of credit (保兑的信用证) 。
商务英语信函的写作技巧 商务英语信函的写作中采用一些写作技巧，从而使商务信函表意准确，语言流畅，更易于贸易双方的沟通与理解。商务信函的写作比文学创作及其他类型的写作容易些，这是因为商务英语信函的写作有一定的框架规范，具体表现在内容结构与语言运用等方面。
1、要选用常用的四部式的正文结构。
通常，商务信函由四部分组成，即引言(introduction) 、详情(details) 、应答(response)和结束语(close) 。
第一部分是引言。在此部分中，出于礼貌，常常通过告知事由或提及彼此以前的联系引出正文，而不是开门见山谈具体的事情，以免唐突与失礼。经常使用的开篇语有：
We re fer to y our Order No. 8 and regret to say that …Thank you for y our
letter dated…Through the courtesy of our Commercial Counselor’ s Office in
London ,we learned that you are interested in doing business with us. 第二部分是详情。这部分具体说明事宜及具体要求。这部分是正文的核心。如涉及几件不同事项，应该按照主次顺序分几个段落进行说明，通常是一个段落说明一个事项；同时，在叙
述同一事项时要注意条理与逻辑性。通常把涉及限制、付款、罚款、赔偿等不好的信息放在最后。
第三部分是应答。该部分是第二部分的延续，可以是要求对方确认、 答复或寄来价目表，也可以告诉对方随函寄去的附件或表示欢迎对方询价或咨询。可根据具体情况来确定这一部分内容是否有存在的必要。
第四部分是结束语。通常是以一个相关的短句结束全文，是在完成以上三部分之后表示礼节性的一句客套语。需要注意的是，所有的结束语必须与正文的内容相吻合，否则就会显得牵强附会。如出口商给进口商的信中希望对方接受他们的报价，可以说: “Your favorable/ immediate reply will be highly appreciated.” 商务信函中常用的结束语有：
We await y our favorable reply with great interest .I f y ou need any further
in formation ,please let us kn ow.As the market is of keen petition ,we remend
our immediate acceptance.
2、要善于使用商务信函中的习惯用法。
商务信函中的很多习惯用法，包括信函套语和不同于普通表达方法的表达法。商务信函长期以来形成了许多约定俗成的套语，如上面提到的用于信函开头部分和结束部分的常用套语。除此之外，还有很多，如报实盘的时候常这样表达：
We offer you firm subject to y our reply by 5 p. m.our time ,Monday ,3t .The
offer is valid/ open until …The validity of the offer is from… to …当认为对方价格太高时通常的表达有：
Y our price is found on the high side.Y our price is prohibitive.Y our price is excessive.
即期信用证付款时可以这样表达：
The terms of payment are by L/ C available by draft at sight .The terms of payment are
L/ C payable against draftat sight . The terms of payment are by L/ C available by sight
draft .类似习惯的表达方法还很多。在长期的国际商务交流中，形成了一系列言简意赅又很实用的固定句型和套语，这些已被商界广泛接受，我们只需平时多留意、多积累，就可以得心应手地撰写商务英语信函了。篇三：
商务函电写作的7C原则 商务函电写作的7C原则 函电的作用，
一是索取信息或传递信息，
二是处理商务交流中有关事宜，
三是联络与沟通感情。
商务函电的写作应掌握7C原则，即：
完整（plete） 正确（correctness） 清楚（clearness） 简洁（concreteness） 具体（concreteness） 礼貌（courtesy） 体谅（consideration） 完整：
商务函电应完整表达所要表达内容和意思，何人、何时、何地、何事、何种原因、何种方式等。
正确：
表达的用词用语及标点符号应正确无误，因为商务函电的内容大多涉及商业交往中双方的权利、义务以及利害关系，如果出错势必会造成不必要的麻烦。
清楚：
所有的词句都应能够非常清晰明确地表现真实的意图，避免双重意义的表示或者模棱两可。用最简单普通的词句来直截了当地告诉对方。
简洁 ：
在无损于礼貌的前提下，用尽可能少的文字清楚表达真实的意思。
清楚和简洁经常相辅相成，摒弃函电中的陈词滥调和俗套，可以使交流变得更加容易和方便。而一事一段则会使函电清楚易读和富有吸引力。
具体：
内容当然要具体而且明确，尤其是要求对方答复或者对之后的交往产生影响的函电。
礼貌：
文字表达的语气上应表现出一个人的职业修养，客气而且得体。最重要的礼貌是及时回复对方，最感人的礼貌是从不怀疑甚至计较对方的坦诚。商务交往中肯定会发生意见分歧，但礼貌和沟通可能化解分歧而不影响双方的良好关系。
体谅：
为对方着想，这也是拟定商务函电时一直强调的原则：
站在对方立场。在起草商务函电时，始终应该以对方的观点来看问题，根据对方的思维方式来表达自己的意思，只有这样，与对方的沟通才会有成效。
商务函电的种类包括：
商洽函、询问函、答复函、请求函、告知函、联系函。从商务函 电的具体使用功能来讲，又可分为：
来函处理答复函、订货函、任命函、祝贺函、感谢函、介绍函、邀请函、联络函、致歉函、慰问函、唁函、推销函。商业英语之商业信函的书写原则
（1）pleteness 实例解说：
Cellulose Tape 1/2 x 3yds, with plastic dispenser 700 doz./-ditto-but 1/2 x 5 yds,
1,000doz. 这是出口商接到的一份定单中有关商品品名，规格和数量的内容。中文意思是：
纤维素带（幅）宽半英寸，长３码，带塑料包装容器，７００打；同上，但（幅）宽宽半英寸，长５码，１０００打。
主要问题是后半句不清楚。
ditto 在这里表示前面提到的商品名称纤维素带，但不能包括 带塑料包装容器 ，因此，幅宽半英寸长５码的纤维素带是否有塑料包装容器没有说清楚，不完整。
所以最好改成：
Cellulose Tape 1/2 x 3yds, with plastic dispenser 700 doz. Cellulose Tape 1/2 x
5yds，with plastic dispenser 1000 doz. 这样即完正，又清楚明确，不会引起误解。
商务英语之商业信函的书写原则
（2）Clearness
（一）．避免使用可能产生不同理解或意义不明确的词汇 〈例一〉 As to
the steamers sailing from Hong Kong to San Francisco, we have bimonthly
direct services. (从香港到旧金山有直达船，) 但是bimonthly 究竟是一个月两次即半月一次呢，还是两个月一次？不明确。因此，最好清楚明白地说明 一个月两次 还是 两个月一次 ：
（a） We have two direct sailings every month from Hong Kong to San Francisco.（每月两次直达船） （b） We have semimonthly direct sailing from Hong Kong to
San Francisco. （每半月一次直达船） （c） We have a direct sailing from Hong Kong
to San Francisco every two month.（每两个月一次直达船）
（二）注意修饰词的位置，有时修饰词的位置不同，会导致不同的含意如：
a) Please let us know what you wish us to do about this matter as soon as possible; b)
Please let us know as soon as possible what you wish us to do about this matter. 以上两句中的 as soon as possible 修饰的内容不同：
a) 你们要求我们尽快做些什么。
b) 请尽快告诉我们。
所以 a) 可译为 请告你们要我们为此尽快做些什么 ； b) 可译为 请尽快告知，你们要我们为此事做些什么 。
（三） 注意代名词，关系代词和先行词的关系 按照英语习惯，句子中的代名词和关系代词一般是指离得最近的名词，因此要特别注意，以免引起误解或不清楚。
例句：
不好：
They informed Messrs. John Smith that they would receive an answer in a few days. 较好：
They informed Messrs. John Smith that latter would receive an answer in a few days.
(四)注意前后一致和紧凑，连贯 不一致：
Being a certified public accountant, I am sure you can help us. 一致：
Being a certified public accountant, you can surely help us. Or: As you are a certified
public accountant, I am sure you can help us.
（五）仔细和恰当地分段落（Paragraphing） 商业书信要写得使人一读就明白，因此必须按照内容仔细和恰当的分段落，一般的分段落原则是一个段落一个意思（A paragraph for each point is a good general rule.）. 现举例说明：
Dear Sirs, It is reported in a domestic newspaper that the Iranian Central Bank has
instructed the mercial banks to suspend their business of opening a new letter of credit as
from the 3rd May for financial reason of foreign currency. Although it
is said that this arrangement would be a temporary one and with establishment of new
import policy this emergency arrangement would be lifted, we are much concerned about
the oute of this movement toward restriction of import to Iran and shall be obliged if you
will kindly keep us well advised of development of this new arrangement especially
in connection with import from France. Yours faithfully, 以上这封信只有一段，供两句。第一句39字，第二句66字。
读后虽然能基本了解其内容，但读起来很不舒服。信的内容大体有三点：
１． 伊朗中央银行因外汇原因，通知个商业银行从五月三日起停止开立信用证； ２． 这临时措施，新的进口政策一订，这个措施可能取消； ３． 希望对方随时告之有关情况。
按照这三点，适当地分分段落，把信重新改写一下，可能读起来比原来的清楚易懂：
Dear Sirs, It is reported in a vernacular newspaper that the Iranian Central Bank has
instructed the mercial banks to suspend their issuing new Letters of Credit as from the
3rd May because of its decreasing foreign currency funds. Furthermore it is said that the
suspension seems a temporary one and will be released with establishment if a new
import policy. We are much concerned, however, about the oute of this movement toward
restriction of import to Iran. We, therefore, shall be obliged if you will keep us well
informed of development of this new state of affairs, especially in connection with
imports from France. Yours faithfully 商务英语之商业信函的书写原则
（3）Correctness 商业书信必须写得正确，因为它涉及到买卖双方的权利，义务，厉害关系，是各种商业单据（如合同）的根据。
广义的说，商业书信的正确性表现在：
（一） 运用正确的语言水平
（二） 叙述得正确
（三） 数字要正确
（四） 正确理解和运用商业术语
（五） 合适的写作技巧或方法，以及正确运用其他的六个 Ｃ 。
一．正确的语言水平 （１） 正式的和非正式的语言水平所用词汇比较：
FormalInformal Stop terminate 停止，结束，终止 domicile n.住所，住宅；v. （使）定居 home 本国，产地 deem 认为，相信 think (or: believe) 认为，以为；相信
transpire 发生；发散，泄露 happen 发生，碰巧，偶然 Fire Conflagration n. 大火，大火灾，突发 Building edifice大厦，大建筑物 endeavor尽力，努力 try 尝试，试图
Get obtain; procure获得，取得 Read or study peruse 细读 Pay remunerate 酬劳 Use
utilize 利用 Next or following subsequent 后来的，并发的 ascertain 确定，深知 find
out 找出，发现，查明（真相），认识 到，想出，揭发 Depending oncontingent
upon 视……而定 anticipate 预期；预定，预见，可以预料 expect 期待，预期，盼望，指望 Ask interrogate end 审问，询问 （２） 正式的和非正式的语言比较 Formal Informal 1) Will attain the age of 18 years. Will be 18 years old 2) Render us
more detail. We will institute a mail search. Send us more information. We will ask the
post office to send out a tracer. 3) We thank you in anticipation of this courtesy and
assure you that it will be a pleasure to serve you in a similar manner.篇四：
商务英语信函写作的原则分析 随着全球经济一体化进程的不断发展，世界范围内的经济合作与交流也在不断增多。人们不可能跟自己的贸易伙伴一一亲自会面协商。而且我们常常需要将自己的贸易伙伴做出的各种承诺变成有籍可查的文字记录。这时商务信函就成了取代亲自拜会的一种便宜有效的沟通媒介。我们给贸易伙伴的每一封信都代表着自己所在公司的形象，显示着公司的水平和实力。“一封好的商务信函有助于促进和发展同客户的关系，在促进达成新的业务方面起着积极的作用。”（摘自《丹尼尔·肯尼迪方法：丹尼尔·肯尼迪方法》）所以在写作时我们应该严格遵守并且灵活运用“7C”原则：
Completeness（完整） Concreteness（具体） Correctness（正确） Conciseness（简洁） Clearness（明晰） Courtesy（礼貌） Conscientiousness（诚意） 这七个原则是商务信函写作的最基本的指导原则，对于写好一封商务信函起着很重要的作用。我们知道，在商务活动中，时间和效率对于每一个商务人士来说都是非常重要的。在和自己的贸易伙伴合作和交流的每一个环节上，我们都要尽可能地减少给对方造成时间浪费，以便对方能够在同我们的商务交往中提高效率。写作商务信函最
直接的目的就是进行有效的沟通和交流，简洁的表达与有效率的掌握分寸是最重要的。因此，商务信函的写作重点应始终放在“效率”二字上，短小精悍、切中要点。简洁就是用最简单的话语准确地表达自己的意思。而无需以牺牲完整、具体、礼貌为代价。一般不需要礼节性地寒暄，最好是开门见山、直入主题；语言精练，言简意赅。信函中的冗言必须省去，尽可能地将交易的详细事项整理后，简洁地向对方陈述，要尽可能地避免毫无重点而罗嗦冗长地写上好几张的情形。让对方很清楚地了解你想说什么，非常轻易地领会你的意图，从而快捷迅速地做出反应。
在商务写作过程中，笔者认为简洁是最重要的一个环节，同时也是最难做到的。所以下面我将对简洁原则从全文组织结构、段落、句子和词汇这四个方面作一些研究和探讨。
一、压缩篇幅，删繁就简。
（一）3W式结构。
一封商务信函的全文结构可以用3W 来表示，即：
Why do you write the letter? (第一部分) ；What’s the detailed reason? (第二部分) ；What do you expect your reader to do? (第三部分)。我们在上文中已经提到过，商务信函写作的最主要目的就是沟通和交流。收信人或许每天都要看很多的信函，一封冗长、拖沓、空洞、开头就不得要领的信函第一眼看到会让人感到厌烦，从而对写信人的印象大打折扣。
1、第一部分（Why do you write the letter?）：
在信函的一开头就要目的明确、简明扼要告诉读信者为什么要写这封信，如：
例（１）：
I am replying to your letter of April 15 asking us to clear our March payment. 这样的开头直接告诉对方写信是为了回复对方4月15日让己方对三月份的订货付款的来信。这样可以使得读信人立刻知道写信的意图,在读信的时候可以有充分的心理准备,或者把注意力集中在问题的重点上。不会因为一些无关紧要的寒暄而分散注意力。
在这方面，我们最应该注意的就是避免中国式的寒暄和问候，不要为了追求客气而落入俗套。
例（２）：
It was a long time since I saw you in Qing Dao 3 months ago. 这样的信函开头不仅罗嗦、冗长，而且会给收信人一种错觉：
这是一封朋友之间相互问候的私人信件。因而将它搁置一边，待自己较为空闲时再看，很可能会因为延迟阅读而给双方带来无可弥补的损失。
2、第二部分（What’s the detailed reason?）：
即商务信函的征文，叙述事实或者理由来支持信里的第一句。会显出你郑重其事、思想缜密。把所要列举的事实或者理由合并成最重要的一点或者两点，在不影响清楚准确的基础上越简洁越好。如：
例（３）：
I apologize for not settling the accountant sooner, but because of the unfortunate
disease of Mrs. Lund, our accountant. We are not able to settle any of our outstanding
balance. 简明地告诉对方未按时付款的原因是因为会计生病了，没有一句多余的话，既解释了未按时付款的原因，又道了歉。没有让人感觉既讨厌又烦人的罗嗦。要记住：
你不是想给收信人添麻烦，而是想让他同意你的意见，接受你的要求。所以，写商务英文信函的一个主要原则和技巧就是要写的简洁明白。
3、第三部分(What do you expect your reader to do?) ：
结尾是提出要本求或者提请注意。不要有任何多余的话，因为那样可能会使写信人的要求不够明确突出，简洁的表达更能突出重点，以便对方对你的来信及信中提到的内容做出及时迅速的处理。如：
例（４）:Please find enclosed the check for 1,000,000 dollars and inform us the
receipt. 短短的一句话就告诉了对方两层意思：
①随信附上了100万美元的支票；
②受到支票后请通知写信人。
以上例（１）、（３）、（４）构成了一封重点突出、清楚明白的商务回复信。简明扼要，没有一句冗言、废话，也没有一句虚礼客套。套用一句称赞美女的话说就是“增之一分嫌多，减之一分嫌少。”，可谓商务英文信函中的上佳之作。
当然，我们还需要注意要求简洁并不是要使商务信函像电报一样，没有一个多余的词。有时为了给书信增添几分人情味，加上一些词语和句子也属于商务书信写作的一种策略和技巧。问题是写作者如何把握好“简”和“繁”之间的这个“度”。删繁就简是必须的，但是我们主张删除的是那些不增加任何新的信息的无实际意义的、重复和累赘的字、词、短语和句子。
（二）避免客套罗嗦、语义重复。
如果可以用40个字写完一封信,却花了100个字作长篇累牍的叙述,这样的写作者实在是最令人讨厌的时间杀手。不仅浪费了自己的时间，也给别人带来了不必要的麻烦。所以在写作商务信函时要尽可能地使用通俗易懂的语言作简明扼要的陈述，避免用陈旧的套话（ cliché ）和没有什么实际意义的词语。删掉那些不必要的罗嗦的字句。如：
例（５）：
We would like to know whether you would allow us to extend the time of shipment
for twenty days. And if you would be so kind as to allow us to do so, kindly give us your
reply by fax without delay. （我们很想知道您是否允许我们将交货时间延期二十天，如果你方友好地容许我方延期二十天交货，请速电复无误。） 本句由４２个单词组成，要求将交货日期延迟二十天。表达上的过分客气使得句子冗长而不清楚。而且，“to extend the time of shipment for twenty days.”这一表达在意义上也很含糊，为了更好的表达主要意思，这句可以改写为：
Please reply by fax immediately if you will allow us to delay the shipment until April 2
1. (如果统一我方将交货时间延期至四月二十一日，请速电复。) 例（６）: With
reference to your request for an extension on your note under date of March 20,we have
considered the matter carefully and are pleased to tell you that we will be willing to allow
you an additional 90 days to make payment on your note. 这段话只有一个重点，那就是写信者很乐意多给读信者90天的时间来支付3月20日到期的货款。可就在这段话中有两句多余的话。第一句“With reference to your request for an extension on your
note under date of March 20”纯属多余，因为这是给对方的回信，只要写信者提到同意放宽付款期限，读信者就一定知道是关于何事。第二句是“we have considered the
matter carefully and”放宽付款期限在一项商业贸易中是一件很重要的大事，任何人都会慎重考虑的，对方从你的口气中已经知道了你是经过深思熟虑之后才做的决定。在这里写出来不仅显得多此一举，而且会使读信人觉得写信人有一种施恩惠给自己的意思，极其不礼貌。根据以上分析，原稿可以修改为：
We are pleased to allow you an additional 90 days to pay your note dated March 20. 你会发现原稿（英文）一共用了46个字，而修改后的只用了17个字。如你所见，删除多余的字词并无损语意的清晰程度，这次的文字手术反而更加突出了所要传递的信息。
二、给“臃肿”的段落“瘦身”。
在商务英文信函写作中，我们要小心避免写出那些让读信人一看就得摒气凝神的“臃肿”段落。整块整块密实的文字，在每天要读十几封甚至几十封信的读信人看来，就像一座座的大山屹立于眼前，阅读的最大障碍。会让人由于细心理上的原因感觉你在罗嗦写废话。因此，写作者应该想尽一切办法给它们“瘦身”。把较长的段落拆解成几段。一般的划分段落的原则是“一个段落只表达一个意思（A paragraph
for each point is a good general rule.）”（摘自周邦友《英语应用文大典》第７６页）如：英语应用文大典》第７６页）如》第９页。） 一位深受美国人爱戴，一项主张不写长句，不罗嗦的美国参议员Stephen Young 每次受到邀请参加会议、宴会、演讲时，他的回信只有四个字：
I will be there (我会到).简单明了。也曾经有人打趣说“商务英语信函写作的句子，就应该像漂亮姑娘的迷你裙－－越短越好”。
通常商务人士每天都有大量的商务信函要读，对开门见山、长话短说、直接切题的信函特别欢迎。而且“简单的语言并不意味着思想过分简单化，简单的语言也可以蕴藏着潜在的丰富的思想。长和复杂的句子有时会更容易引起不必要的理解障碍。”因此，写信要求长话短说，在不影响意思表达清楚准确的前提下，句子越短越好，一句话能用两个词表达清楚的，据对不再增加任何一个单词。想要做到句子的简洁，必须作到以下几种情况：
由于以前存在盘里的丢失，只能自己从新打一份出来。今天上午就打出这么多。先贴出来看看大家的反应，不管有没有人看，自己费心费力写出来的东西，我会坚持发完！！
（一）按照意思拆分复合句。
长的 复合句也能表达清楚所要表达的意思，但是会让人看起也比较吃力。如果我们按照意思或者逻辑关系将它们拆分为一些简单的单句，就能使阅读变得更为简单明了，使读信人更容易理解和把握信函的要旨。如：
例（８）：
Regardless of these seniority, all employees who hope to be prompted will continue
their education either by eolling in the special courses to be offered by the ABC pany,
scheduled to be given all the next eight Saturdays beginning on January 24 or by
taking approved correspondence courses selected from a list available in the Staff
Development office. 这是一个专与过长的从句，我们可以按一下方法将其改写为简单的句子：
１、添加标志性词语。如first, second等这些序数词。
Regardless of this seniority, all employees who hope to be prompted will continue their
education in two ways. First, they may eoll in the special courses to be offered by
the ABC Company, scheduled to be given all the next eight Saturdays beginning on
January 24. Second, they may take approved correspondence courses selected from a list
available in the Staff Development office. ２、用项目符号来划分。
Regardless of this seniority, all employees who hope to be prompted will continue their
education in one of the two ways: ● by eolling in the special courses to be offered by the
ABC pany, scheduled to be given all the next eight Saturdays beginning on January
24 ,or ●by taking approved correspondence courses selected from a list available in the
Staff Development office. 二)将一些支离破碎的简单句整理组合。
一般地来说，我们不主张写长的句子。但这也并非绝对的，因为“简洁句并不是简单句，而是只用简洁的文字摘自郝邵伦《大学英语应试写作与应用写作》第３３页）。有些时候我们会在商务信函中看见很多的结构相近、意思表达连贯的单句。在这种情况下，如果把这些单句整理组合成一个或者两个结构并不复杂的复合句，合理地使用一些连词或者代词，就会使得句子更加精悍，篇幅更加短小。而且，还能使句子在意义上更加连贯，结构上更加紧凑。如：
copyright dedecms 例（９）：
①We have received your samples you sent the samples to us on November 20.
②Thank you very much.
③That’s just what can fulfill our order plan.
④So we are pleased to place an order.
⑤And we have enclosed our order sheet with this letter. 这些单句在表达上并没有什么问题，而且也非常连贯，可是我们不难发现它们的结构不够紧凑。我们可以将其整理组合为一个复合句如下：
Thank you for your samples you sent to us on November. We are pleased to place an
order as specified on the enclosed order sheet. 原来的五个单句共用了44个单词，而合并后的两个结构并不复杂的复合句仅用了25个，压缩掉了19个词。可能对于一篇小说或者散文来说19个词并不算什么。可是，对于讲求效率的商务信函来说，压缩掉19个单词，可以使得篇幅至少要压缩一行。
(三)使用简洁的词来代替冗长累赘的短语。例（１０）：
Wo rdy: In the sense of his speech he talked on the question of securities. Concise:
During his speech he talked about securities. 例（１１）Wordy: During the proceeding
year, the pany was able to accelerate productive operations. Concise: Last year, the pany
was able to accelerate productive operations. 例（１０）和例（１１）中wordy的句子里In the sense of 可以用During来代替，同为＂在．．．里＂的意思；on the
question of 可以用about来替代，同为＂有关．．．，关于．．．＂同理,例（１１）中wordy的句子里的During the proceeding year也可以用Last year来代替。没有改变原来句子要表达的意思，而且显得更加简洁，更加直白，在口语中更加常用。会使得读信人更加容易理解。既然如此，商务信函写作者为什么不用这些简洁、明了、清晰的常用词来代替那些冗长、累赘、空洞的短语呢？
四、词汇运用，力求简明。
词汇是商务英语信函的基本构成单位，所以词汇的简洁运用对于全文篇幅“瘦身”、精练语句来说意义重大。写作者在拟就一封商务信函时，要做的到以下几点：
①用简单常见的短单词代替复杂生僻的浮华表达；
②善于运用动词，而不是那些“make类动词+名词”的表达方式；
③尽量避免意义重复的修饰词；
④避免使用陈旧的商业术语；
⑤善于运用缩略词和缩略语。下面我将从这几个方面用实例对商务英文信函写作中词汇的简洁运用做出论述。
（一）用简单常见的短单词代替复杂生僻的长音节词。
英语词汇有十几万，而最常用的就只有两三千。写作者写作商务信函的目的是为了将信息准确有效地传递给对方，那些复杂生僻的浮华表达不仅使得信函的篇幅显得冗长，而且给读信人有效地理解信息带去麻烦。所以有的信函作者喜欢用一些浮华的长音节词，借以显示自己的英语水平，这是不可取的。如：
篇五：
商务英语信函的写作原则与技巧(英文版)-毕业论文 黑龙江科技学院 毕业论文 论文题目(Topic): 作者(Writer): 宋国华 学号(Number):33班级(Class) 09 商务英语 指导教师(Tutor): 吴春蕾 2017年 6月 18 日 摘 要 随着全球经济的发展及我国对外贸易的不断扩大， 商务英语信函在国际贸易中的地位也越发重要。商务英语信函是国际贸易双方进行书面商务信息沟通的重要手段,其撰写的成功与否对企业的业务有着极其重要的影响。商务英语信函的写作是有规律可循的,即应遵循一定的写作原则和采用一些写作技巧,以使商务信函表意准确,语言流畅,更易于贸易双方的沟通与理解。
关键词: 商务英语信函；写作原则；写作技巧 Abstract With the development of the
globe economic and the continuous enlargement of our foreign trade, business English
letters bee increasingly important in the international trade. Business English letters
are the major means of written munication between two parties in the international trade,
and their writing is very important to the business of the enterprise.
Fortunately, some writing principles and techniques can be used. In order to make the
business letters accurate, verbal fluency, easier munication and understanding for
the trading parties, we should follow certain writing principles and use some writing
techniques. Key words: Business English letters; writing principles; writing
techniques Contents 中文摘要… … … … … … … … … … … … … … … … … … … …Ⅰ
Abstract … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … Ⅱ
1. Basic parts of a Business English letter … … … … …. … … … … 1 2. The writing
principles of Business English letters … … … … … … 3
2.1 Conciseness … … … … … … … … … … … … … … … … … 3 2.2
Clarity … … … … … … … … … … … … … … … … … … …3 2.3
Completeness … … … … … … …… … … … … …… … … ….. 3 2.4
Concreteness … … … … … … … … … … … … …. … … … … 4
2.5 Courtesy… … … … … … … … … … … … … … … … … … …4 2.6
Correctness… … … … … … … … … … … … … … … … … … 5 2.7
Consideration … … … … … … … … … … … … … … … … … 5 3. The writing
techniques of Business English letters… … … … … …6 3.1 Simple words
best… … … … … … … … … … … … … … … …6 3.2 Adopt the right
tone … … … … … … … … … … … … … … … 6 3.3 Note the use of
jargon … … … … …. … … … … … … … … … 6 3.4 Use active voice rather than
passive voice… … … … … … … .… 6 3.5 Vary sentence
length… … … … … … … … … … … … … … …7 3.6 Have suitable paragraphs
length … … … … … … … … … … … 7 3.7 Pay attention to first
and last impressions … … … … … … … … 7 3.8
Check your letters… … … … … … … … … … … … … … ……7
Conclusions… … … … … … … … … … … … … … … … … … ….. 8 致谢 … … … … … … … … … …. … … … … …. … … … … … … 9 参考文献 … … … … … … … … … … … … … … … … … … … …10 目 录 摘要… … … … … … … … … … … … … … … … … …Ⅰ
Abstract… … … … … … … … … … … … … … … … …Ⅱ
一、 商务英语信函的基本构成 … … … … … … … … … …1
二、 商务英语信函的写作原则 … … … … … … … … … …3
(一) 简洁原则 … … … … … … … … … … … … … …3
(二) 清晰原则 … … … … … … … … … … … … … …3
(三) 完整原则 … … … … … … … … … … … … … …3
(四) 具体原则 … … … … … … … … … … … … … …4 (五) 礼貌原则 … … … … … … … … … … … … … …4 (六) 准确原则 … … … … … … … … … … … … … …5 (七) 体谅原则 … … … … … … … … … … … … … …5
三、 商务英语信函的写作技巧 … … … … … … … … … …6
(一) 简单的词，效果最好… … … … … … … … … … …6
(二) 采用恰当的语气 … … … … … … … … … … … …6
(三) 注意专业术语的使用… … … … … … … … … … …6
(四) 多使用主动语态 … … … … … … … … … … … …6 (五) 变换句子的长度 … … … … … … … … … … … …7 (六) 善于规划段落长度 … … … … … … … … … … …7 (七) 注意第一印象… … … … … … … … … … … … …7 (八) 检查信函 … … … … … … … … … … … … … …7 小结… … … … … … … … … … … … … … … … … …8 致谢… … … … … … … … … … … … … … … … … …9 参考文献 … … … … … … … … … … … … … … … … 10
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