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2024年5月1日发(作者：编译java程序的命令)
内部员工信息档案及人事档案管理规定
1．目的
为了保证公司员工信息档案的完整性、连续性，为人力资源管理提供原始资料，关注员工个人在
公司的发展历程，根据公司的有关规定，制定本管理规定。
2．适用范围
本制度适用于本公司全体员工。
3．档案管理体制
3．1 为加强员工信息管理，凡属于公司员工，均由综合管理部为其建立公司内部员工信息档案，
仅供公司内部人力资源管理需要使用，仅在公司内部使用有效。与国家统一界定的人事档案不具有等
同性。
3．2 所有员工信息档案由相应的综合管理部门建档、管理；并定期报送电子文档到公司综合管
理部门。
4．归档范围
4．1 个人基本信息资料：个人简历、学历证书、职称证书、身份证、原单位辞职证明复印件。
4．2 录用审批资料：《录用审批表》、《录用通知单》、《人事资料卡》、《面试评审表》、《本地户
籍担保书》、体检表、《员工转正审批表》、《试用期工作总结》。
4．3 绩效管理资料：《月度、年度绩效计划及评价表》、个人年度述职/工作总结等。
4．4 内部调配资料：《内部调动审批表》、《内部调动通知书》、《内部调动交接表》、任职资格升
降审批表、人事任命文件等。
4．5 工资报酬资料：《调薪通知单》、各项奖励性报酬记录、社会保险购买记录等。
4．6 奖惩资料：在公司内外部受到的奖惩证书复印件。
4．7 其他：《辞职申请报告》、《辞退申请报告》等。
5．归档要求
5．1 归档资料应包括员工个人所有资料，真实、系统反映员工个人在公司的发展历程。
5．2 归档的文件原则上应是原件和复印件，传真件不得作为档案原始资料。
5．3 归档的文件材料必须字迹清楚工整，纸张及文件格式要符合规范。
5．4 禁止使用圆珠笔、铅笔作为书写材料。
5．5 归档时间：
5．5．1 员工初始资料在员工新入职5个工作日内归档，同时输入内部网员工档案。
5．5．2 后续资料在领导审核批准后5个工作日内归档，同时输入内部网员工档案。
6．建档要求
6．1 每个员工档案保存在各自档案袋中，封面贴上标笺，注明工号、姓名，以便查阅。
6．2 员工个人信息档案的编号按工号顺序排列，专人专号，若有员工离职，新进人员不得填补
其工号，以保证人事资料的完整、连续。离职员工档案原则上应保存3年及以上，超期档案资料由综
合管理部门集中统一销毁。
6．3 建立员工个人信息档案的同时建立人事资料数据库，填写员工姓名、性别、出生年月、籍
贯、身份证号码、最高学历、专业、毕业学校、婚姻状况等个人情况，以及现部门、入司时间、现职
务、先后工作岗位等入职后资料，使员工情况一目了然。该数据库需每月更新一次，并于月底发送至
公司综合管理部和本公司管理层报备。
7．档案借阅
7．1 员工信息档案是人力资源部的保密文件，原则上不提供给外部门借阅。确因工作需要借阅
员工档案的，需报该员工的两级主管领导及综合管理部审批。
7．2 员工个人信息档案借阅期限为1天，仍需利用时要办理续借手续。
7．3 所借档案不得随意折叠和污毁，严禁对档案随意涂改。
7．4 借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案员和借阅者当面核对清楚。
7．5 员工个人信息档案资料原则上严禁复印。
8．保密制度
8．1 员工个人信息档案是企业的宝贵财产，保守秘密是档案管理工作者的职责。
8．2 档案管理员对任何人都不得议论保管档案信息，不准将档案私自带出或借给他人。
8．3 档案存放在档案柜内，档案柜钥匙由档案管理员保管。
9．员工人事档案管理
9．1 员工因应届生就业、调工、调干至公司入职而牵涉到的个人人事档案的存放，可以当地公
司名义存放在当地人才交流中心。
9．2 需将人事档案以各分子公司名义存放的，需在事前向相应综合管理部门提出申请，并经公
司负责人批准后，由人事档案管理员办理相应手续。员工需在事前向部门负责人和行政总监提出申请，
经批准后，由人事档案管理员代为办理相应手续。
9．3 员工入职后的第一年由个人缴纳相应的档案保管费用。员工在公司服务满一年以上并且以
公司名义存放人事档案的，公司可在后续服务年度为其报销档案保管费用。
9．4 员工如需将人事档案调出档案存放地，需至少提前一周通知综合管理部，并缴纳清相关档
案保管费用后，自行转出。
9．5 在档案保管期间，发生员工工作地点和户籍变动，则其人事档案相应随调动变更至调往公
司名义下保管。
9．6 员工与公司解除劳动关系，则公司代管义务结束，员工需在做离职工资结算之前将人事档
案转为个人名义存档。
10．本管理规定解释权在公司综合管理部。
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