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2024年4月25日发(作者：power名词)

**有限公司管理制度文件

公司内部文档编号及管理规则

拟制：

审核：

批准：_______

2020-11-__发布 2020-11-__实施

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公司内部文档编号及管理规则

第一章 总则

第一条 目的：为加强各部门的文档文件标准化管理，

便于文件的识别、追溯和控制，规范存档，确保公司重要文

件具有唯一编号，保证公司文件体系有效运转。特制订此规

范文档文件编号的指导性和标准性文件

第二条 适用范围：本规则除特别指明外，适用于公司

各部门所有文件的编号管理和控制。

第三条 权责部门：由公司业务人力行政部负责编号，

部门领导审理同意后确定最终编号后即生效。

第四条 人力行政中心负责本办法的制定、修改、废止

的核准。

第二章 文件夹及对应文件编号办法

第五条 根据公司各部门实际情况，对不同文件夹及对应

文件做以下分类：

5.1 文件夹编号：ML-RZ-01

由公司名称代码+部门缩写名称+流水号组成如图所述

公司名称代码

ML

部门缩写名称

RZ、CW、CG

流水号

01、 02、03

5.1.1 公司名称代码：“明临”简称“ML”;

5.1.2 部门名称缩写：人力行政中心简称“RZ”、财务部简

2

称“CW”等;

5.1.3 流水号：按文档建立先后顺序编号区分，第一类文档

为“01”，第二类文档为“02”，依此类推（注：每个部门根

据实际工作内容区分不同文档，比如采购部分“01类为供应

商资料表”、“02类为报价单文件管理”等）

5.1.4 对应部门下细分岗位类别可在部门后再加上具体岗

位或细分部门名称缩写字母，例如ML-RZ-XZ(行政)-01，

ML-RZ-IT(网络管理)-01等；

5.2 文件编号: ML(RZ)-RR-2020111601（公司人资行政部于

2020年11月16日建立的第一份制度）

注：对应不同文档保存管理，例如：ML-RZ-01是人资所有规

章制度类文件夹，对应部门制度文件皆放入该文档文件夹）

此编号由由公司名称代码+部门缩写名称+文件类别名称

字母缩写+日期（建立及签订日期）+流水号组成如图所述

公司名称代

码

ML

部门缩写名

称

RZ

文件类别名称字母

RR

日期

20201116

流水号

01

5.2.1 RZ:大写字母，部门代号，如该制度是公司级文件，

适用于公司全体人员

如该文件是部门内部管理制度，则应标记部门编号，表

示该制度由部门内部使用。相应的部门代号如下：

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部门

总经办

财务部

人力行政中心

市场中心

市场中心-销售平台1部

市场中心-销售平台1部（销售第

一部）

市场中心-销售平台2部

采购部

发货部

管理部

研发中心

企划中心

视觉中心

代码

ML

CW

RZ

SC

SC(XS01)

SC(XS01-01)

SC(XS02)

CW

FH

GL

YF

QH

SJ

5.2.2

RR:文件类别名称代码

文件名称

流程制度类

活动策划类

产品提案

大促活动项目类文件

版权商标专利类

入仓资料

商家资料

寄样文件

供应商档案

测试报告

品控标准

品控记录

采购订单

代码

RR

CH

TA

XM

BS

RC

SG

YP

GS

CS

PK

JL

PO

注：后期新增资料可按文件性质再编码，有些文件无需编号（仅供部

门内部使用的可无需编号，直接放入文件夹大类归类）

5.2.3 20201116:2020年11月16日签订或建立时间

5.2.4 01：流水编号，按当天建立文件顺序编号（01、

02、03...）

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第三章 编号管理

第六条 所有文档文件编号统一由人力行政中心登记管理。

6.1 文件夹大类编号

6.1.2 各部门大类文件夹编号统一由人力行政中心制定，人

力行政中心汇制《公司各部门文件夹编号登记表》，按部门

单独分表登记

6.2 文件类别编号

6.2.1 各部门文件编号统一由人力行政中心制定，人力行政

中心汇制《公司各部门文件编号登记表》，按部门单独分表

登记管理

6.3 编号调整、停用管理

6.3.1 各部门对人力行政中心给出的文件编号有异议的，可

与人力行政中心沟通协商，若已经编号的文件再次修改则以

新的编号为准，之前编号作废（对应《公司各部门文件编号

登记表》需备注清楚）

6.3.2 未经人力行政中心同意，任何部门不得擅自修改或

取消文件夹及文件编号

6.3.3 编号停用

6.3.3.1 各部门根据工作要求适时调整文件类别，若相关

文件暂停用，则该文件编号统一由人力行政中心保管，并在

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对应《公司各部门文件编号登记表》需备注“停用”字样。

第四章 文件夹及文件保管

第七条 文件夹管理

7.1 各部门大类文件夹由各自部门保管，根据人力行政中心

给出编号打印出文件夹标识条放入文件夹，按类别区分存放

并做好保管；

第八条 各部门文件管理

8.1 各部门文件（流程制度类）需提供一份原件到人力行

政中心备份，内部使用文件由各部门自行保管；

第九条 文件夹及文件的检查

9.1 人力行政中心根据《公司各部门文件夹编号登记表》

以及《公司各部门文件编号登记表》统计数据每半年去各部

门检查，对应文件夹及文件以及对应编号是否完整，发现缺

失编号或者文件缺失，及时记录，在公司总结大会上提出，

并由该部门领导负责给出解决方案。

第五章 附则

本制度下发之日起实施，日后会根据公司政策调整略做

改动，此前均以此为准。

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**有限公司

人力行政中心

2020年11月17日

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本文标签： 文件 编号 部门 公司

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