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2024年3月10日发(作者：各种容器)
浅谈EXCFL下拉菜单的制作
摘要：EXCEL强大的数据统计和分析功能为我们的工作带来了
不少方便。通过在EXCEL中设置下拉菜单，能够方便我们输入相同
的内容。该文就以将实例中某些项设置为下拉菜单为例，介绍一下利
用数据有效性功能设置下拉菜单的方法。
关键词：数据有效性 EXCEL下拉菜单 一级和二级联动
所谓Excel下拉菜单，就是通过一系列的设置，在单元格内实现
不需要进行手动输入数据，只用鼠标点击就可以选择相应内容输入到
单元格中的功能。它的实现主要是通过数据有效性功能来完成的。在
Excel中设置下拉菜单有两大好处：一个是方便快速的输入数据减少
了工作人员劳动强度，另一个是可以限定输入的内容，防止非法内容
的输入。
Excel利用数据有效性功能可以制作多级联动下拉菜单，本文只
讨论较为常用的一级和二级联动下拉菜单的制作方法及注意事项（本
文中所有操作命令以EXCEL2003版本为基础）。
1 一级下拉菜单的设置方法及注意事项
1.1 实例
如图1所示，按要求在“销售人员”列设置可以选取的下拉菜单。
1.2 分析
在EXCEL中我们一般通过数据有效性功能来设置下拉菜单。具
体步骤如下：
步骤1：单击“数据——有效性”，打开“数据有效性”对话框，在“设
置”选项卡中选取“有效性条件”，在“允许”中选“序列”(如图2)。
步骤2：在“来源”输入框里，要设置下拉菜单里显示的内容。这
里有两种设置方法。
（1）直接输入。在“来源”的输入框里输入用英文逗号连接的字
符串，然后单击“确定”。如图3所示。
注意：
①下拉选项较少的情况下适合采用直接输入文本的方法。例如：
张三,李四。
②输入的逗号“,”必须是英文逗号,其它的会出现错误。
（2）引用指定单元格的内容。若销售人员在单元格G1:G5区域
里，点击“来源”中拾取按钮，如图4所示，在弹出的数据有效性对话
框中选取此区域。单击“确定”，就可以在销售人员列中看到下拉菜单
了。
注意：
①如何快速把单元格的内容用逗号连接起来。如上图中的G1:G5
区域，需要以下几个步骤。首先，任选一个单元格，输入公式
“=G1:G5”，在编辑栏中选取公式部分，如下图5所示。
然后按F9把公式转换成值“={“张大民”;”李明”;”于果”;”齐大
胜”;”李三妹”}”，先把““;””替换功能替换“,”（英文逗号），再把这个
字符串前面的“{“”和后面的““}”删除即可。
②如果需要引用其他工作表的数据作为下拉菜单显示内容。如本
例中引用工作表sheet2中的数据做下拉菜单显示内容。具体步骤如
下：首先，选取sheet2中的数据区域，在名称框中输入自定义的名称，
如“姓名”，再回车结束。如图1-6所示。
然后，在数据有效性对话框的”来源”中输入“=姓名”，如图1-7
所示。
2 二级联动下拉菜单的制作方法及注意事项
2.1 实例
如图8所示，要求在品牌列选取任一设备品牌，型号列的下拉菜
单里会显示该设备的所有型号。
2.2 分析
我们同样还是通过数据有效性功能来设置这个二级联动下拉菜
单。具体步骤如下:
步骤1：设置数据源区域，如图9所示。
步骤2：定义数据名称。选取所需数据源区域，单击“插入——
名称——指定”，打开指定名称窗口，选取窗口上的“首行”复选框。
如下图10所示。
步骤3：设置数据有效性。单击B2单元格，打开数据有效性窗
口，在来源中输入公式“=indirect(A2)”，如图11所示。然后单击“确
定”，结果如图12所示。
注意：
①实现联动功能的原理，就是为不同的列的内容设置了名称，定
义的数据名称可以直接在公式中引用，而这个名称恰好就是上一级菜
单里的选择项。这样的情况下，在数据有效性中的函数读取的其实是
引用这个名称所对应的区域内的内容，也就把我们下一级的菜单内容
读取出来了
②输入公式“=indirect（(A2）”后之所以能达到二级联动的效果，
关键在于INDIRECT函数。它可以把“单元格地址字符串”或“定义的
名称字符串”转化为引用内容（就是根据名称从它代表的区域中取
数）。如本例中品牌列输入的名称被INDIRECT函数引用。在型号列
看来，A列输入的不是一个字符形式，而是能代表一个区域的单元格
区域名称。
3 结语
EXCEL下拉菜单还有三级及三级以上的多级联动菜单。所谓多
级联动菜单，就是当我们选择1级菜单后，2级菜单里就有对应1级
菜单的内容，选择2级菜单的项的时候，3级菜单会产生对应2级菜
单项的内容。其涉及的知识点和操作比较复杂，但原理都一样。掌握
了最基本的下拉菜单制作方法后，我们可以在工作中尝试制作各种下
拉菜单，来提高我们的工作效率。
参考文献
[1] 王勇华,陈茵.Excel数据透视表在图书馆中的应用[J].国际
医药卫生导报,2004(21).
[2] 王中华.如何在Excel表格中制作下拉菜单[J].农村电
工,2011(9).
[3] 彭江平.基于VBA的Excel上下文敏感菜单的设计[J].计算
机系统应用,2004(10).
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