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2024年4月20日发(作者：加绝对值的函数图像变换)
新技术应用与档案坝代化管理
ＸＭＬ语言在
科技档案管理系统巾昀应用
上海市科技成果档案资料馆 陈 巍
一
、
科技电子档案产生背景及异构数据产
科技档案相同的特点，又有其自身的特点。
生原因
行政机关、企事业单位所使用的办公自动
随着计算机技术在科学研究领域里的广
化系统（ＯＡ）种类多样，科技档案管理系统种
泛应用，科技电子文件急剧增加．形式多种多 类也与日俱增。但是。因为标准不统一而导致
样。这种新型的信息载体既给传统的科技档
系统间互联互通不畅、共享程度低、归档管理
案管理带来了新的挑战，也给科技档案信息的
弱化等现象在各级机关、直属单位早期信息系
开发利用提供了新的机遇
统建设中普遍存在，难以保证数据的真实性、
科技电子档案是一组在科学研究活动中 完整性和有效性。
通过计算机、网络形成并由计算机识别、处理、
据不完全统计．各单位办公自动化系统或
转输，存储在磁盘或光盘等介质上的以数字代 自行开发。或外购，这些系统产生的电子文件
码记录信息的文件。它的形成既具有与纸质
格式多样，而这些文件格式相互间需要交换多
止． Ｌ—Ｓ屯．ｓＩＬ．Ｓ，Ｌ 屯．Ｓ屯—；屯 ．址
产、经营、决策等。
３．档案用户中心服务模式
结束语
随着档案信息资源开发工作的不断深入，
档案服务内容逐渐由实体档案或浅层次档案
编研成果向数字化的档案信息转变．服务方式
基于ＰＤＭ的档案管理模式相比传统档案
也由传统的查询、借阅等被动服务方式向基于
管理模式在业务流程、管理理念、管理手段、服
网络信息检索技术的目录查询、全文浏览、提 务方式、服务时效等方面较传统档案管理模式
供编研成品等主动服务方式转变。档案用户
有了质的飞跃，基于ＰＤＭ的档案管理模式的
中心服务模式应运而生，它是以用户为中心、
运行，将大大提高工作效率．档案管理及利用
以需求为导向、以档案信息用户的档案信息需
效率也将大幅度提高。也更能适应信息化背景
求的满足与问题解决为目标的数字档案信息
下的档案管理工作。
服务工作模式
责任编辑：王晓莉
《科技档案））２０１１年第２期
舒技本应用与档案项代化管理
次才能达到完全的数据共享。不仅如此。很多
系统的归档功能还相当弱．造成档案馆难以接
收和管理电子文件和电子档案 系统各自独
立以及数据格式各异的电子文件．无论是收集
况下增加新的数据字段
４．便于网络传输
ＸＭＬ文件只是一些简单的文本文件，因
而很容易通过网络进行传输
整理，还是保管利用，都十分困难，无法完成电
子档案的顺利接收，更不能实现档案信息资源
５．ＸＭＬ是轻量级的数据解决方案，易于学
习，可以用文本编辑器进行编辑。
６．ＸＭＬ是完全与平台无关的，不需要依赖
于特定的操作系统、浏览器或编程语言，而数
据库不是完全与平台无关的。
７．ＸＭＬ与数据库是可以互相结合和转换
的。
的完全共享，形成很多“信息孤岛”。例如，上
海市科委机关所使用的科研计划项目管理系
统中的数据就无法和科技档案管理系统中的
科研计划档案互相共享匹配．无法移交电子数
据，造成数据重复输入，浪费人力、物力。
二、ＸＭＬ技术来源及其特点
为实现有效的信息查询，整合数据就成为
了一个迫切需要解决的问题。只有将这些孤
立的数据源集成起来，提供给用户一个统一的
视图，才能从这些资源数据中获取人们所需要
的信息。而为大量各种各样的数据提供某种
三、ＸＭＬ语言在档案管理系统中的应用
按照其特点，为解决科技档案电子文件归
档与档案信息流动的阻塞，突破部门之间、兄
弟单位之间的纵横限制．解决应用系统现存的
大量“信息孤岛”和归档信息资源管理与利用
问题，上海科技成果档案资料馆于２００６年在
对档案综合管理系统升级改造的基础上．于
统一的表示方法无疑是解决问题的关键，这就
要求能找到一种标准、开放的数据结构来表示
数据信息。ＸＭＬ的出现无疑为异构数据源的
２００７年开发系统接口和信息搜集工具。在开
发过程中，档案馆针对电子文件形成系统存在
异构性的现实问题，借助新技术手段，以目前
先进的ＸＭＬ语言作为电子文档信息的描述工
整合带来了新的希望。ｘＭＬ是Ｔｈｅ Ｅｘｔｅｎｓｉｂｌｅ
Ｍａｒｋｕｐ Ｌａｎｇｕａｇｅ（可扩展标识语言）的简写。
ＸＭＬ最初设计的目的是弥补ＨＴＭＬ的不足．
以强大的扩展性满足网络信息发布的需要．后
具。从标准入手．来解决电子文件归档和移交
信息跨平台的传输。主要围绕归档、数据移交
和处理方式及描述方式标准化展开研究和开
来逐渐用于网络数据的转换和描述。其特点
是：
发。制定出一套较为详细科学的数据描述技术
１．自描述性
标准。
归档和移交环节是实现文档一体化应用 ＸＭＬ语言可以让信息提供者根据需要。
自行定义标记及属性名，也可以包含描述法，从
的重要环节．在异构系统实现电子文件的归档
而使ＸＭＬ文件的结构可以复杂到任意程度。
２．内容的独立性
ＸＭＬ可脱离具体应用以一种统一的数据
和移交，将涉及办公自动化系统、档案馆管理
系统之间的数据交换和共享。为了有效地捕获
电子文件从开始起草到最后永久保管或销毁
运转过程形成的电子文件及其元数据．需要从
模型来描述保存在异构环境中的各种数据，屏
蔽数据源中应用环境和数据结构的异构性。
其他应用系统能直接对这些自描述的ＸＭＬ文
归档环节及移交环节，分别制定基于ＸＭＬ的
电子归档和移交数据结构．实现电子文件和电
件中的数据进行操作。因此，它能够实现异构
数据源中数据的互操作性
子档案的平滑链接．为各单位档案部门解决电
子文件的归档存储和利用问题提供借鉴
３．可扩展性
ｘＭＬ可以在不破坏现有结构和系统的情
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其具体思路是：从技术上要求各档案收集
单位与档案管理部门在同一标准指导下，解决
《科技档案）ｚｏｌ１年第２期
瓤技术应用与档案顶代化管理
不同系统和软硬件平台带来的信息共享和数 出了针对电子文件归档和移交两个环节的数
据交换困难等问题。即：在各档案收集单位与
档案主管部门之间．提供一个数据结构接口标
准或收集工具，利用中间件技术．完成在归档
环节中从办公自动化系统导出归档数据的工
据结构描述形式、元数据内容和ＸＭＬ的表述
方式．基本确定了ＸＭＬ文件中所包含的必备
和可选的元数据信息．并确定了元数据项的数
据类型 采用ＸＭＬ这种开放的自描述方式定
义的数据结构．不仅能突出对结构的描述．体
作，并对其进行管理与维护，最终将这些归档
数据移交到档案馆．实现归档文件目录信息、 现电子文档及其相关信息复杂的层次关系．使
电子原文和元数据的跨平台的传输，并在归档
和移交过程中将所有电子文件及其元数据进
数据、结构以及显示方式独立开来．确保数据
存储格式不受显示格式的制约 另一方面使电
行封装，确保归档和移交的电子文件及相关信 子文档及元数据封装在一个标准的交换格式
息的真实性、完整性和可用性，实现异构系统 中．从而达到电子文档及元数据跨平台传输与
的无缝对接
交换的目的．保证电子文件在今后相当长的时
ＸＭＬ既可以面向文档．又可以面向数据
间里都能够真实、有效地被读取。
在电子文件管理中，当ＸＭＬ面向文档时。其所
我们制定的电子文档归档和移交数据结
描述的对象就是电子文档的逻辑结构。即根据
构采用树形结构．将归档电子文件的相关信息
逻辑含义对电子文档进行划分和再细分所构
以文件夹的形式进行打包并保存在脱机载体
成的各逻辑元素之间的层次关系。其中，逻辑 上。规定每一存储栽体只有一个根目录，并以
元素就是构成电子文档的一个个单位．如标
一
定的编码方式设定根目录名称 一般以“科
题、章、节、段落等。所谓的电子文档结构化， 技档案目录——年度”进行命名．但必须按科
就是指运用标准化的置标语言对电子文档的
技档案的分类相对集中存储。根目录下可再设
逻辑结构进行规范化置标的过程。这样所得的
文件夹，分别管理不同类别的电子文件。同一
电子文档的文本就被称为电子文档的结构化
年度形成的归档电子文件应保存在同一载体
文本。允许采用ＰＤＦ格式等多种版式文件作
中，每一载体的根目录中应包括文件级目录及
为电子文档的通用格式．目的是在文档结构方
多个归档文件夹。通常情况下，文件级目录有
面应与出台的国家标准保持一致
多少条，就应有多少个归档文件夹与其对应。
而对于电子文件归档和移交数据结构而 根目录下的文本文件用于记录本文件夹下所
言．在电子文件管理中，当ＸＭＬ面向数据时，
有文件信息的归档或移交说明．以保证电子文
其所描述的对象就是电子文件相关数据之间
档归档移交的完整性
关系的结构。就是指运用标准化的置标语言对
电子文档的归档数据和移交数据的各逻辑元
参考文献：
素之间层次关系进行规范化置标的过程，这样
［１］万常选．ＸＭＬ数据库技术．清华大学出版社，
所得的电子文件数据的文本就被称为电子文
２００５年版
件数据的结构化文本。例如：文件级目录、归
【２】顾天竺．基于ＸＭＬ的异构数据集成模式的研
档文件属性、元数据及日志文件等数据文件均
究．计算机应用研究。２００７（４）
［３］天津市档案局．天津市电子公文归档数据结构
可采用ＸＭＬ语言进行结构化描述，它们之间
规范
的关系，各自具备的数据项、数据类型、数据长
［４１王虎、李大海．ＸＭＬ技术在电子商务中的应用．
度等，都可以在ＸＭＬ文件中进行规范。
武汉理工大学学报．２００１年第２３卷
在开发电子文档归档和移交数据结构规
范过程中．我们结合电子文件的特性，分别提
责任编辑：王晓莉
《科技档案）２ｏｌ１年第２期
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